Surat

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.

Jenis Surat

Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.

Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:

1. Tidak menggunakan kop surat
2. Tidak ada nomor surat
3. Salam pembuka dan penutup bervariasi
4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
5. Format surat bebas

Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi:

1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4. Penggunaan ragam bahasa resmi
5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6. Ada aturan format baku

Bagian-bagian surat resmi:

• Kepala/kop surat

Kop surat terdiri dari:

1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
3. Logo instansi/lembaga

• Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
• Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
• Hal, berupa garis besar isi surat
• Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
• Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
• Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
• Isi surat

Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.

• Penutup surat

Penutup surat, berisi

1. salam penutup
2. jabatan
3. tanda tangan
4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

• Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan

Surat Niaga

Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.

Surat Dinas

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas:

1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu

Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini.:

• Tempat dan tanggal pembuatan surat
• Nomor surat
• Lampiran
• Hal atau perihal
• Alamat tujuan
• Salam pembuka
• Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :

1. paragraf pembuka
2. isi surat
3. paragraf penutup

• Salam penutup
• Tanda tangan dan nama terang

Surat Pribadi

Pengertian Surat Pribadi

Surat pribadi yaitu surat yang dibuat dan dipergunakan untuk kepentingan pribadi, seperti surat kepada sahabat pena, surat ungkapan cinta, dan sebagainya. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga.
Untuk membuat surat pribadi, tidak ada aturan baku yang mengikatnya. Jadi pembaca bisa mengarang secara bebasisi surat tersebut, bisa menggunakan bahasa yang tidak formal atau bahasa sehari-hari namun tetap sopan dan sesuai dengan maksud yang ingin disampaikan dalam surat tersebut. Ada kalanya sebagai manusia biasa kita tidak mampu mengucapkan sesuatu melalui mulut kita, entah karena perasaan malu, belum siap, jarak yang memisahkan, atau hal lainnya. Tapi dengan menulis surat, semua yang tak bisa dikatakan secara langsung itu dapat tersampaikan kepada orang yang tepat tanpa harus bertemu muka.

Ciri-ciri Surat Pribadi

Menurut buku bahasa Indonesia, Ciri-ciri surat pribadi adalah sebagai berikut :
1. Tidak menggunakan kop surat
2. Tidak ada nomor surat
3. Salam pembuka dan penutup bervariasi dan bersifat santai, non formal
4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
5. Format surat bebas

Contoh surat pribadi : surat cinta, surat antara anak dan orang tua, dll.

Surat Resmi

Pengertian Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang diterbitkan oleh instansi yang ditujukan kepada instansi lain atau individu yang berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas, kegiatan dinas, atau bisnis instansi yang terkait. Misalnya, surat permintaan dagang dan surat penawaran.

Jenis-jenis Surat Resmi

Berikut ini adalah jenis-jenis surat resmi.

1. Surat permohonan, yaitu surat yang berisi permintaan yang ditujukan kepada atasan atau pimpinan. Misalnya surat permohonan peninjauan kembali dalam hal perpindahan tempat tugas.
2. Surat pengantar, yaitu surat yang digunakan untuk keperluan mengantarkan sesuatu. Misalnya surat pengantar pengadaan buku yang diberikan Departemen Pendidikan kepada sekolah-sekolah.
3. Surat Keputusan, yaitu surat keputusan dari pimpinan tentang suatu hal yang sebelum memutuskan hal tersebut ada dasar hukum/peraturan/undang-undang yang melandasi. Surat ini juga digunakan sebagai pedoman kerja. Misalnya Surat Keputusan Pegawai Negeri Sipil.
4. Surat panggilan/undangan, yaitu surat yang digunakan untuk memanggil/mengundang seseorang dengan tujuan tertentu. Misalnya surat panggilan orang tua siswa.
5. Surat peringatan, yaitu surat yang bertujuan untuk mengingatkan supaya seseorang melakukan tugas dengan baik. Misalnya surat peringatan karena sering bolos kerja.
6. Surat perintah, yaitu surat yang berisi perintah/instruksi dari atasan kepada bawahan untuk melakukan tugas di luar pekerjaan rutin. Misalnya surat perintah dari Ketua BSNP kepada bawahannya untuk membuat setting naskah buku.
7. Surat tugas, yaitu surat yang berisi penugasan seseorang oleh atasan untuk melaksanakan suatu hal. Misalnya surat tugas dari Kepala Diknas kota W kepada Pak Amir untuk menjadi Kepala Sekolah sementara di SMP X selama ada kekosongan jabatan di sekolah tersebut.
8. Surat instruksi, yaitu surat yang berisi instruksi untuk melakukan sesuatu hal. Misalnya, Kepala Sekolah memberikan surat instruksi kepada guru untuk mendampingi siswa lomba di luar daerah.
9. Surat kuasa, yaitu surat yang berisi pemberian kuasa kepada seseorang untuk melakukan suatu hal tanpa menunggu pihak pemberi kuasa. Misalnya surat pemberian kuasa untuk menandatangani dokumen selama pimpinan berada di luar negeri.
10. Surat pengumuman, yaitu surat yang di dalamnya berisi informasi penting yang sifatnya segera. Misalnya, pengumuman hari libur sekolah karena ada rapat dinas.
11. Nota dinas, yaitu nota yang dibuat pejabat tinggi untuk bawahannya dalam keadaan mendesak yang isinya sedikit banyak bersifat rahasia dan segera membutuhkan solusi serta digunakan dalam ruang lingkup sendiri. Nota dinas merupakan penyimpangan prosedur yang telah ditentukan. Misalnya dari gubernur kepada bupati karena ada demonstrasi yang destruktif.
12. Surat niaga, yaitu surat yang ditulis oleh orang/instansi/lembaga yang bergerak dalam bidang perniagaan dan perusahaan yang isinya mengenai soal-soal seputar perniagaan. Surat niaga dibagi menjadi:
    1. Surat permintaan penawaran, yaitu surat yang berisi permintaan mengenai informasi tentang suatu barang sebagai bahan pertimbangan pembelian dalam jumlah banyak.
    2. Surat penawaran, yaitu surat yang berisi penawaran sesuatu kepada seseorang/perusahaan untuk menjalin kerjasama di dalamnya terdapat keunggulan dari produk yang ditawarkan. Misalnya menawarkan perlengkapan dapur yang sedang booming.
    3. Surat pesanan, yaitu surat yang dikirimkan pembeli kepada penjual untuk membeli barang-barang yang diperlukan.
    4. Surat tagihan, yaitu surat peringatan yang dikirimkan oleh penjual kepada pembeli agar pembeli melunasi hutang-hutangnya sesuai perjanjian yang telah disepakati.
    5. Surat jalan/pemberitahuan pengiriman barang, yaitu surat yang dibuat oleh penjual kepada pembeli yang isinya pemberitahuan tentang barang-barang pesanan yang sudah ada dan segera dikirim kepada pembeli.
    6. Surat tanda bukti/pengiriman pembayaran, yaitu surat dari pembeli yang isinya bahwa pembeli sudah mengirimkan pembayaran dari barang-barang yang sudah diterimanya.
    7. Surat klaim/pengaduan, yaitu surat pemberitahuan dari pembeli kepada penjual karena barang yang dikirim tidak sesuai pesanan disertai tuntutan penyelesaian.
    8. Surat pemberitahuan, yaitu surat yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal dalam bidang perniagaan, misalnya perpindahan lokasi perusahaan.
    9. Surat ucapan selamat, yaitu surat yang isinya ucapan selamat kepada perusahaan lain atas sesuatu hal, misalnya karena pembukaan kantor cabang.
    10. Surat ucapan terimakasih, yaitu surat yang menekankan isinya pada penerima surat supaya merasa senang.
    11. Surat belasungkawa, yaitu surat yang isinya menyatakan belasungkawa perusahaan karena suatu hal.
    12. Surat perjanjian: sewa-menyewa, jual beli, borongan, dsb. Yaitu surat yang isinya perjanjian beberapa pihak tentang suatu hal.
13. Surat gugat, yaitu surat yang isinya menggugat atas apa yang terjadi atau biasa disebut surat komplain. Misalnya surat gugat dari A ke B karena barang yang dikirim tidak sesuai dengan perjanjian sehingga pihak A merasa dirugikan.
14. Surat referensi, yaitu surat yang di dalamnya berisi pertimbangan tentang suatu hal. Misalnya, surat referensi perusahaan X terhadap Perusahaan Y sebagai perusahaan yang bergerak di bidang barang elektronik.
15. Surat edaran, yaitu surat yang diedarkan kepada kalangan tertentu menyangkut suatu hal/kegiatan. Misalnya surat edaran dalam rangka pengambilan rapor oleh wali murid.

Surat Edaran

PENGERTIAN SURAT EDARAN

Surat edaran adalah surat dengan alamat tujuan kolektif yang beredar dari satu tangan ke tangan lainnya dengan cara mengirimkan satu surat untuk semua orang yang dituju (sirkuler), atau semua orang yang dituju mendapat surat yang sama isinya.

FUNGSI DAN SIFAT SURAT EDARAN

Surat edaran berfungsi untuk menyampaikan informasi kepada orang banyak dan  bersifat tidak rahasia.

CONTOH SURAT EDARAN

PEMERINTAH KOTA MADYA JAKARTA UTARA

KECAMATAN KELAPA GADING KELURAHAN

PEGANGSAAN DUA

Jalan Raya Kelapa Nias PA No. 8 Kelapa Gading Permai Jakarta Utara Telepon 45841273

Kode Pos 14250

15 Januari 2007

Nomor             :15/1.777

Sifat                 : Penting

Perihal             : Kerja Bakti Kebersihan

Yth. Ketua RW 08, 09, 10 dan 11

Kelurahan Pegangsaan Dua

Di Jakarta

Sebagai tindak lanjut surat dari Suku Dinas Kesehatan Measyarakat Kotamadya Jakarta Utara Nomor : 06/1.774 tanggal 8 Januari 2007 hal Jadwal Pelaksanan Bulan Bakti Gerakan Menguras, Menutup Dan Mengubur (BBG 3M) dalam rangka pemberantasan nyamuk demam berdarah dan penanggulangan bencana banjir, maka dengan ini kami mohon kepada pengurus RW agar mengoordinasi/mengarahkan warga sebanyak-banyaknya untuk melakukan kerja bakti tersebut yang dilaksanakan pada :

Hari                 : Minggu

Tanggal            : 04 Februari 2007

Waktu              : Pukul 07.00 WIB sampai selesai

Tempat            : Di lingkungan RW masing-masing

Demikian untuk diketahui, atas perhatian dan kerjasama bapak kami ucapkan terima kasih.

Lurah Pegangsaan Dua

Rispar, S.SOS

NIP 470047364

Surat Promosi

Surat Promosi ialah surat yang dibuat untuk menawarkan sebuah barang/produk yang akan dijual serta di pasarkan kepada pihak lain supaya pihak tersebut dapat tertarik dengan produk yang akan kita jual.

contoh surat promosi :
Bentuk Full Block Style

 Dalam bentuk block style

 

Surat Penawaran

Definisi :

Surat yang gunanya untuk menawarkan sesuatu kepada perusahaan atau organisasi tertentu, biasanya berupa barang atau jasa.

Fungsi :

1.Perkenalan produk

2.Promosi

3.Meningkatkan pemasaran

4.Menjalin hubungan

5.Memperluas jaringan

Sifat :

1.Bebas

Jika ada perubahan harga, penjual tidak perlu memberitahu.

2.Terikat

Penjual perlu memberitahu jika tidak ada perubahan harga.

3.Berjangka

Penawaran yang sifatnya semantara.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat penawaran :

1.Nama/jenis

2.Jumlah

3.Merk

4.Harga

5.Diskon

6.Syarat pembayaran

7.Syarat penyerahan

8.Cara pengiriman

9.Sifat penawaran

10.Mutu

Contoh dari Surat penawaran :


Tanjungpinang, 22 Desember 2014
Kepada Yth.
General Manajer
PT. Hinda Salam Brothers
Jln. Sultan Hasanuddin, no 15

Nomor       : 011/APR/2012
Hal            : Penawaran Barang Dan Jasa
Lampiran   : Satu berkas

Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang distributor perlengkapan kantor. Karena itu sesuai informasi yang kami peroleh, PT. Hinda Salam Brothers adalah perusahaan properti yang sedang berkembang pesat dan akan membuka lagi beberapa gedung perkantoran dan pertokoan di Makassar. Kami bermaksud untuk memperkenalkan perusahaan kami bernama PT. Sumber Cahaya kepada Bapak / Direktur  PT. Hinda Salam Brothers.
Sehubungan dengan hal itu, perkenalkan kami untuk mengajukan penawaran untuk beberapa produk perlengkapan kantor yang kami pasarkan. Bersama surat ini, kami melampirkan daftar barang serta dengan harga masing-masing produk tersebut. Apabila perusahaan Bapak membutuhkan layanan kami, maka cukup dengan hubungi kami melalui nomor telepon kantor (0411-5234535) dan kami akan mengantarkan barangnya langsung ke kantor Bapak. Selanjutnya kami juga akan memberikan diskon khusus jika terjadi akumulasi pembelian barang dalam satu bulan dari harga Rp 1.000.000 – Rp 1.500.000.
Dengan harapan kami agar penawaran ini dapat terwujud dalam suatu bentuk kerja sama yang bisa menguntungkan antara kedua belah pihak. Apabila perusahaan Bapak berminat, kami selalu siap melakukan presentasi dan pembicaraan lebih lanjut. Demikianlah surat penawaran yang telah kami sampaikan, atas perhatian dan kerja samanya disampaikan banyak terima kasih.
Hormat kami, PT. Sumber Cahaya

Hermawan Samsul
Manajer Pemasaran