Surat Resmi

Pengertian Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang diterbitkan oleh instansi yang ditujukan kepada instansi lain atau individu yang berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas, kegiatan dinas, atau bisnis instansi yang terkait. Misalnya, surat permintaan dagang dan surat penawaran.

Jenis-jenis Surat Resmi

Berikut ini adalah jenis-jenis surat resmi.

1. Surat permohonan, yaitu surat yang berisi permintaan yang ditujukan kepada atasan atau pimpinan. Misalnya surat permohonan peninjauan kembali dalam hal perpindahan tempat tugas.
2. Surat pengantar, yaitu surat yang digunakan untuk keperluan mengantarkan sesuatu. Misalnya surat pengantar pengadaan buku yang diberikan Departemen Pendidikan kepada sekolah-sekolah.
3. Surat Keputusan, yaitu surat keputusan dari pimpinan tentang suatu hal yang sebelum memutuskan hal tersebut ada dasar hukum/peraturan/undang-undang yang melandasi. Surat ini juga digunakan sebagai pedoman kerja. Misalnya Surat Keputusan Pegawai Negeri Sipil.
4. Surat panggilan/undangan, yaitu surat yang digunakan untuk memanggil/mengundang seseorang dengan tujuan tertentu. Misalnya surat panggilan orang tua siswa.
5. Surat peringatan, yaitu surat yang bertujuan untuk mengingatkan supaya seseorang melakukan tugas dengan baik. Misalnya surat peringatan karena sering bolos kerja.
6. Surat perintah, yaitu surat yang berisi perintah/instruksi dari atasan kepada bawahan untuk melakukan tugas di luar pekerjaan rutin. Misalnya surat perintah dari Ketua BSNP kepada bawahannya untuk membuat setting naskah buku.
7. Surat tugas, yaitu surat yang berisi penugasan seseorang oleh atasan untuk melaksanakan suatu hal. Misalnya surat tugas dari Kepala Diknas kota W kepada Pak Amir untuk menjadi Kepala Sekolah sementara di SMP X selama ada kekosongan jabatan di sekolah tersebut.
8. Surat instruksi, yaitu surat yang berisi instruksi untuk melakukan sesuatu hal. Misalnya, Kepala Sekolah memberikan surat instruksi kepada guru untuk mendampingi siswa lomba di luar daerah.
9. Surat kuasa, yaitu surat yang berisi pemberian kuasa kepada seseorang untuk melakukan suatu hal tanpa menunggu pihak pemberi kuasa. Misalnya surat pemberian kuasa untuk menandatangani dokumen selama pimpinan berada di luar negeri.
10. Surat pengumuman, yaitu surat yang di dalamnya berisi informasi penting yang sifatnya segera. Misalnya, pengumuman hari libur sekolah karena ada rapat dinas.
11. Nota dinas, yaitu nota yang dibuat pejabat tinggi untuk bawahannya dalam keadaan mendesak yang isinya sedikit banyak bersifat rahasia dan segera membutuhkan solusi serta digunakan dalam ruang lingkup sendiri. Nota dinas merupakan penyimpangan prosedur yang telah ditentukan. Misalnya dari gubernur kepada bupati karena ada demonstrasi yang destruktif.
12. Surat niaga, yaitu surat yang ditulis oleh orang/instansi/lembaga yang bergerak dalam bidang perniagaan dan perusahaan yang isinya mengenai soal-soal seputar perniagaan. Surat niaga dibagi menjadi:
    1. Surat permintaan penawaran, yaitu surat yang berisi permintaan mengenai informasi tentang suatu barang sebagai bahan pertimbangan pembelian dalam jumlah banyak.
    2. Surat penawaran, yaitu surat yang berisi penawaran sesuatu kepada seseorang/perusahaan untuk menjalin kerjasama di dalamnya terdapat keunggulan dari produk yang ditawarkan. Misalnya menawarkan perlengkapan dapur yang sedang booming.
    3. Surat pesanan, yaitu surat yang dikirimkan pembeli kepada penjual untuk membeli barang-barang yang diperlukan.
    4. Surat tagihan, yaitu surat peringatan yang dikirimkan oleh penjual kepada pembeli agar pembeli melunasi hutang-hutangnya sesuai perjanjian yang telah disepakati.
    5. Surat jalan/pemberitahuan pengiriman barang, yaitu surat yang dibuat oleh penjual kepada pembeli yang isinya pemberitahuan tentang barang-barang pesanan yang sudah ada dan segera dikirim kepada pembeli.
    6. Surat tanda bukti/pengiriman pembayaran, yaitu surat dari pembeli yang isinya bahwa pembeli sudah mengirimkan pembayaran dari barang-barang yang sudah diterimanya.
    7. Surat klaim/pengaduan, yaitu surat pemberitahuan dari pembeli kepada penjual karena barang yang dikirim tidak sesuai pesanan disertai tuntutan penyelesaian.
    8. Surat pemberitahuan, yaitu surat yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal dalam bidang perniagaan, misalnya perpindahan lokasi perusahaan.
    9. Surat ucapan selamat, yaitu surat yang isinya ucapan selamat kepada perusahaan lain atas sesuatu hal, misalnya karena pembukaan kantor cabang.
    10. Surat ucapan terimakasih, yaitu surat yang menekankan isinya pada penerima surat supaya merasa senang.
    11. Surat belasungkawa, yaitu surat yang isinya menyatakan belasungkawa perusahaan karena suatu hal.
    12. Surat perjanjian: sewa-menyewa, jual beli, borongan, dsb. Yaitu surat yang isinya perjanjian beberapa pihak tentang suatu hal.
13. Surat gugat, yaitu surat yang isinya menggugat atas apa yang terjadi atau biasa disebut surat komplain. Misalnya surat gugat dari A ke B karena barang yang dikirim tidak sesuai dengan perjanjian sehingga pihak A merasa dirugikan.
14. Surat referensi, yaitu surat yang di dalamnya berisi pertimbangan tentang suatu hal. Misalnya, surat referensi perusahaan X terhadap Perusahaan Y sebagai perusahaan yang bergerak di bidang barang elektronik.
15. Surat edaran, yaitu surat yang diedarkan kepada kalangan tertentu menyangkut suatu hal/kegiatan. Misalnya surat edaran dalam rangka pengambilan rapor oleh wali murid.